تلعب إدارة المشتريات بشكل فعال في المشاريع دورًا حاسمًا في نجاح أي منظمة. فهي تساعد في اختيار الموردين المثاليين، وتقليل التكاليف، وضمان جودة التوريدات. من خلال استراتيجية واضحة وفعالة لإدارة المشتريات، يمكن تحسين العمليات التشغيلية وتحقيق أهداف المشاريع بكفاءة أكبر. تعرف في هذا المقال على أفضل الممارسات لتحقيق إدارة مشتريات ناجحة.

محتوى المقال

المشتريات

تشير كلمة “المشتريات” بشكل أساسي إلى جميع الإجراءات المتخذة للحصول على سلع وخدمات معينة، من خلال عدة عمليات مثل تحديد المصادر، التفاوض على الشروط، شراء السلع، التوريد والفحص، وأخيرا الاحتفاظ بسجلات كل مرحلة.
تعد المشتريات ضرورية لفهم سلاسل التوريد لأنها تساعد المنظومات في تحديد الموردين وتضمن أن المشاريع والإجراءات تتقدم بسلاسة وكفاءة من خلال التأكد من شأن جميع التوريدات تتم بالطريقة الصحيحة.
تُستخدم مصطلحات “التوريد” و “الشراء” في بعض الأحيان بالتبادل (اعتمادًا على نوع الصناعة) لتحديد عملية شراء الإمدادات، بينما تشير المشتريات إلى الوظيفة التشغيلية الفعلية.

إدارة المشتريات

يمكن تعريف إدارة المشتريات بأنها الإشراف على جميع عمليات الحصول على المواد والمنتجات والسلع والخدمات وإدارتها، وهذا يشمل العديد من أصحاب المصلحة والإدارات مثل الأطراف التجارية والقانونية والتقنية والإدارية
تعمل إدارة المشتريات من خلال صياغة استراتيجية شراء معقولة تتوافق مع سياسات وإجراءات المنظومة
تدعم إدارة المشتريات تحقيق أهدف المشاريع والتفاوض على العقود بفعالية وإدارة لوجستيات سلسلة التوريد.
في جميع المجالات، تعتمد المنظمات على إدارة المشتريات لإدارة التكاليف. وهذا له تأثير مباشر على المحصلة النهائية وكذلك على العمليات التجارية الاستراتيجية.
تلعب إدارة المشتريات دورا رئيسيا في نجاح الحصول على الموارد وتمنح المنظمات ميزة تنافسية من خلال خفض التكاليف، ومنع الأخطاء والانقطاعات، وحسن استخدام الموارد وضمان الالتزام بقواعد وشروط العقود
تعمل إدارة المشتريات بنجاح عندما يتم إنشاء منهجية قابلة للتطبيق تغطي مختلف المراحل (التخطيط وتحديد ما سيتم شراؤه، واختيار أفضل الموردين، ومفاوضات العقود، ووضع أوامر الشراء، وتقييم الاستلام، وسداد المستخلصات) بحيث تعمل على توجيه فريق المشتريات بأكمله حول كيفية الحصول على الخدمات بشكل فعال من مختلف الموردين، كما تتطلب هذه المنهجية علاقة صحية مع الموردين من أجل وضع خطط توريد جيدة التنظيم وصديقة للميزانية.
يجب أن يكون فريق المشتريات قادرًا على بناء اتصال صحي وشفاف مع أعضاء الفريق والعملاء والإدارة العليا لضمان التنفيذ المنظم جيدًا لرحلة الشراء
إن بناء علاقات قوية داخل الشركة يعزز إجراءات الشراء السلسة دون المساس بالجودة والتوقيت.

أهمية وفوائد إدارة المشتريات

سيكون من الصعب على معظم العمليات التجارية أن تعمل بكفاءة ونجاح دون عمليات شراء. لكن الشراء هو أكثر من مجرد ضرورة تجارية. إذا تم استخدامه بشكل صحيح، يمكن أن يمنح الشركات ميزة تنافسية من خلال خفض التكاليف، وتجنب الأخطاء والتأخير، وتعظيم الموارد، ومن الأسباب الأخرى التي تجعل المنظمات بحاجة إلى أخذ إدارة المشتريات على محمل الجد:

يساعد في التفاوض على عقود الإنتاج والموردين المربحة.
تقود الى عمليات جديدة مبتكرة وتلعب دورًا أساسيًا في توسيع العمليات التجارية.
تقود المسؤولية الاجتماعية للشركات وتنوعها من خلال الشراكة الاستباقية مع مختلف الموردين.
تحسين الكفاءة والدقة
توفير التكاليف وإدارتها بشكل سليم والحصول على أفضل الأسعار
تقليل الاحتيال والتهديدات من خلال الشفافية نحو الموردين ومواصفات العقود وجودة السلع والخدمات المشتراة
تطوير وترتيب اتفاقيات التوريد
تنظيم الرسوم الإضافية المرتبطة بالمشتريات
الامتثال ومراقبة الأداء
العلاقات الصحية بين الأطراف وسهولة حل النزاعات
سهولة اتخاذ القرارات الاستراتيجية المتعلقة بالشراء

العوامل الأساسية لإدارة مشتريات ناجحة

المرونة في تغيير نهج المشتريات: لقد تغيرت وظيفة إدارة المشتريات بشكل كبير مع مرور الوقت ولاشك أن التحول نحو نهج أكثر تعاونًا مع الموردين يؤدي إلى إنشاء اتصالات دائمة وجديرة بالثقة مع مقدمي الخدمات مع الاعتراف بالوظيفة الحاسمة التي يؤدونها في نجاح المنظمة
المصادر الاستراتيجية: تعتمد فعالية إدارة المشتريات على المصادر الاستراتيجية وهذا يستلزم مراقبة مؤشرات أداء الموردين والحفاظ على علاقة إيجابية معهم لضمان تقديمهم لمنتجات وخدمات عالية الجودة بأفضل الأسعار
القضاء على المشتريات الرديئة: عادةً ما تؤدي المشتريات الرديئة أو ما دون المستوى إلى تجاوز التكاليف والتأخير وانخفاض الجودة، وهناك طرق مختلفة لمنع حدوث عمليات شراء رديئة مثل إنشاء نهج شراء فعال، وإدارة العقود والموردين والتهديدات بطريقة منهجية
التحول الرقمي: أحدثت التحسينات في التكنولوجيا والتحول الرقمي تأثيرا هائلاً على إدارة المشتريات وأصبحت تحليلات البيانات والتقنيات المتطورة مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي وسيلة لتبسيط الإجراءات، وخفض العمل اليدوي، وتعزيز شفافية سلسلة التوريد
تطوير العلاقات مع الموردين: يعتبر الاتصال والتواصل أساساً لإدارة العلاقات مع الموردين حيث تستفيد المنظومة والمورد من وجود علاقة جيدة وإيجابية مما يؤدي لفهم أفضل لرغبات وتوقعات الطرفين وزيادة الثقة والتعاون

أساسيات إدارة المشتريات

بغض النظر عن مجال المنظومة، فإن تطوير عمليات إدارة المشتريات الجيدة يبدأ بفهم أساسيات إدارة المشتريات، وهناك عدة عوامل أساسية لإدارة المشتريات من شأنها أن تساعد في تحسين عملية الشراء

فهم المحفظة الشرائية: حيث تعتمد إدارة سلسلة التوريد على بيانات دقيقة وملموسة وقابلة للقياس. لذلك يجب أن يكون لدى المنظمات فهم شامل لقيمة وطبيعة مورديها ومشترياتها. وسيشكل ذلك أساس استراتيجية سليمة للمشتريات.
تنظيم المشتريات: لابد من تنظيم البيانات وأوامر الشراء لأن ذلك سيعطي نظرة شاملة على المحفظة الشرائية وينظم عمليات الشراء وفقاً للاحتياج
التحكم في المخزون: إن إدارة المشتريات أكثر بكثير من مجرد التحكم في تكلفة المشتريات ومن ذلك مراعاة تكاليف التخزين حيث يربط الخبراء تكاليف التخزين بما يتراوح بين 20 – 40 ٪ من قيمة الأصل سنوياً
تضمين المشتريات في تطوير المنتجات: يجب إشراك متخصصي المشتريات في تطوير جميع المنتجات منذ البداية حيث يمكنهم توفير خيارات من مختلف الموردين الاستراتيجيين الذين يمكنهم دعم تطوير المنتجات
إدارة المخاطر وإدخال مؤشرات الأداء: تسمح إدارة المخاطر منذ البداية بصياغة خطط طوارئ مناسبة تمنع حدوث المشاكل مثل تأخير التسليم وتقلبات تكلفة المواد الخام وجودة الخدمة. بالإضافة إلى توفير مؤشرات الأداء لتتبع التسليم في الوقت المحدد، ومراقبة الجودة والتكاليف
البحث خارج المحيط: من المهم وجود حلول بديلة خارج الإجابات المعتادة بحيث تكون المنظمات قادرة على البحث خارج حدودها ومحيطها
إدارة العلاقات وتحديد أولوياتها: يعد تحديد الأولويات وإدارة العلاقات أيضًا جزءًا أساسيًا من المشتريات. يجب أن تتمتع الشركات بمهارات جيدة في إدارة العقود تساعد على التحكم في العمليات وتعطي فكرة عن مدى جودة عقود التوريد والتفكير في كيفية تغيير ذلك في المستقبل
جمع بيانات الإنفاق: تعتبر بيانات الإنفاق من أهم الأدوات التي تمتلكها المؤسسات لدعم عمليات الشراء حيث تساعد هذه البيانات على معرفة ما يحدث بالضبط خلال كل دورة ومعرفة ماذا تشتري وممن تشتري وتكرار الشراء
معرفة الموقف التفاوضي: يجب وضع حدود تفاوضية قبل مفاوضة الموردين حيث سيؤدي ذلك إلى زيادة التمكين وجعل عمليات الشراء أكثر سلاسة

طرق تسهيل شراء الموارد

الشراء المباشر من البائع
طلب من ممثلي الشركات المصنعة
المناقصات
الإيجارات أو الشراء
الإنترنت، أو موقع على شبكة الإنترنت

تبسيط دورة عمليات إدارة المشتريات

طلب الشراء: طلب صريح من موظف أو قسم لشراء منتجات أو خدمات معينة. والطلب هو الوظيفة الأساسية في إدارة المشتريات
أمر الشراء: هو الأساس لعقد المشتري والبائع وهو أداة قانونية ملزمة تقوم بإصداره إدارة المشتريات ويرسل إلى المورد بعد الموافقة على طلب الشراء
الموافقة على الفاتورة: هو نشاط يتضمن فحص وتأكيد فواتير الموردين قبل الموافقة على الدفع
إدارة الموردين: وظيفة حاسمة لإدارة المشتريات يتم من خلالها تقييم أداء الموردين، وتحديد وإنشاء معايير التسليم بهدف ضمان التزام الموردين بمعايير الجودة والتوقيت والسعر بهدف تعزيز تقديم المنتجات والخدمات بشكل أفضل وتقليل احتمالية انقطاع أعمالهم
إدارة العقود: وهي طريقة التعامل مع إنشاء الاتفاقية وتنفيذها وتقييمها، بهدف تحسين النتائج التشغيلية والمالية للمنظومات وتقليل المخاطر وإدارة تفاعلاتها مع الشركاء والعملاء والموردين والموظفين.

إدارة المشتريات بفعالية للمشاريع: كيفية إدارة عمليات الشراء بنجاح لزيادة الكفاءة وتقليل التكاليف

إدارة المشتريات : شرح الخطوات بالتفاصيل

إن إدارة توريدات السلع والخدمات والمواد والمنتجات بكفاءة تحتاج لإصلاح شامل لدورة حياة المشتريات بأكملها لأن إدارة المشتريات عملية تفصيلية مصممة لضمان حصول المنظومة على أفضل السلع والخدمات بأفضل الأسعار، وبالرغم من اختلاف عمليات المشتريات وفقا لاحتياجات المؤسسة وأهداف العمل والصناعة، إلا أن هناك عمليات قابلة للتطبيق بشكل عام تمارسها المؤسسات عند إجراء عمليات الشراء وهي:

التخطيط للمشتريات

وهي الخطوة الأولى في إجراءات الشراء حيث يقوم مدير المشروع بالتعاون مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة بوضع خطة لإدارة المشتريات تتضمن استراتيجية الشراء والموردين المحتملين ونهج الشراء الذي يتوافق مع أهداف المشروع. وتتضمن هذه المرحلة الأنشطة الرئيسية التالية:

إنشاء موقع إلكتروني على ووردبريس أو بلوجر أو أي سيستم آخر بشكل احترافي وآمن ومستقر، سعيد ميديا.

تحديد أهداف الشراء: تحديد احتياجات المشروع وما يجب شراؤه، وتحديد أهداف الشراء ومواءمتها مع الأهداف العامة للمشروع
تحديد الموردين: إجراء مسح للسوق لتحديد الموردين وتقييم قدراتهم وخبراتهم وسجل أعمالهم واستقرارهم المالي ثم تأهيلهم
وضع استراتيجية المشتريات: تحديد نهج واستراتيجية الشراء بناءً على احتياجات وخطة المشروع مثل الاختيار بين العلاقات الطويلة والقصيرة ومخاطر التوريد والوقت لاتخاذ قرارات مستنيرة
إنشاء خطة المشتريات: توثيق خطة إدارة المشتريات بما في ذلك استراتيجية الشراء ومعايير الاختيار والجدول الزمني لعمليات الشراء

إسناد المشتريات

بمجرد وضع خطة إدارة المشتريات، يدخل المشروع للمرحلة الثانية وهي إسناد المشتريات وتتضمن تنفيذ خطة المشتريات واختيار الموردين ووضع الصيغة النهائية للعقود، وتشمل الأنشطة الرئيسية في هذه المرحلة ما يلي:

إعداد وثائق المشتريات: حيث يتم إعداد وثائق الشراء مثل طلبات العروض (RFPs)، وطلبات عروض الأسعار (RFQs)، وتتضمن تلك الوثائق متطلبات المشروع ومعايير التقييم والشروط والأحكام الخاصة بالمشروع
تقييم المقترحات: حيث يتم ذلك وفقا لمعايير محددة مسبقاً مثل السعر والجودة والقدرات الفنية والامتثال لمتطلبات المشروع
اختيار الأفضل: اختيار الموردين الأكثر تأهيلاً والتفاوض على أفضل الشروط والأحكام ثم تحديد أفضل العروض
التعميد: توقيع العقود مع الموردين المختارين بعد الموافقة بوضوح على نطاق العمل والتسليمات وشروط الدفع والجداول الزمنية والأحكام التعاقدية الأخرى ذات الصلة والتأكد من أن جميع الأطراف المعنية تفهم الشروط وتوافق عليها

مراقبة التوريد

تركز هذه الخطوة على مراقبة أنشطة المشتريات وتتبع أداء الموردين وإدارة التغييرات وحل أي مشكلات قد تنشأ أثناء تنفيذ العقود، وتشمل الأنشطة الرئيسية في هذه المرحلة ما يلي:

مراقبة الأداء: حيث يجب مراقبة أداء الموردين بانتظام لضمان الامتثال للالتزامات التعاقدية وتتبع مؤشرات الأداء (KPIs) مثل أوقات التسليم والجودة والالتزام بالمواصفات، كما يجب معالجة المشكلات على الفور واتخاذ الإجراءات المناسبة مثل فرض العقوبات أو البحث عن حلول وبدائل قبل ازدياد وتفاقم أي مشكلة
إدارة التغييرات: لابد من توقع وإدارة التغييرات التي قد تحدث أثناء المشروع وتقييم طلبات التغيير التي ترد من فريق المشروع ومن الموردين أحيانا وتقييم تأثيرها على نطاق المشروع والجدول الزمني والميزانية بحيث تتم التغييرات بطريقة خاضعة للرقابة مع مراعاة مصلحة المشروع
حل النزاعات: وضع خطط وأنظمة ولوائح حل النزاعات والخلافات مع الموردين والسعي دائما لإيجاد حلول مقبولة للطرفين أو تصعيد النزاع إلى سلطة أعلى للتعامل مع المشكلة وحلها

إغلاق عمليات التوريد

الخطوة الرابعة هي مرحلة الإغلاق من خلال استكمال أنشطة المشتريات وإغلاقها رسمياً وتشمل الأنشطة الرئيسية في هذه المرحلة ما يلي:

تدقيق المشتريات: إجراء عمليات تدقيق للتوريدات وتقييم للفعالية الشاملة لعمليات الشراء ومراجعة وثائق العقد وسجلات أداء الموردين والامتثال لسياسات وإجراءات الشراء وتحديد مجالات التحسين ودمج الدروس المستفادة في المشاريع المستقبلية
التحقق من التسليمات: إجراء عمليات التحقق من قيام الموردين بتسليم البضائع أو الخدمات المتفق عليها وفقاً للمتطلبات التعاقدية وفحص ما تم توريده وإجراء اختبارات القبول والتأكد من أنها تلبي معايير الجودة للمشروع
إغلاق العقود: إغلاق العقود رسمياً من خلال تأكيد استكمال جميع الالتزامات التعاقدية والتأكد من سداد جميع الدفعات وحل أي مشكلات أو نزاعات معلقة والحصول على الوثائق اللازمة مثل الإفراج عن الامتيازات والضمانات وسندات الأداء

تقييم الموردين

تتضمن الخطوة الخامسة لإدارة مشتريات المشروع تقييم أداء الموردين لجمع رؤى للمشاريع المستقبلية حيث تعتبر هذه المرحلة ضرورية للحفاظ على قاعدة بيانات للموردين الموثوقين وتحسين عمليات الشراء. وتشمل الأنشطة الرئيسية في هذه المرحلة ما يلي:

تقييم الأداء: القيام بتقييم أداء كل مورد بناءً على مقاييس ومعايير محددة مسبقاً مثل الجودة والاستجابة والالتزام
تحديث قاعدة البيانات: التحديث المستمر لقاعدة بيانات الموردين بناءً على نتائج التقييم والحفاظ على معلومات دقيقة وحديثة عن كل مورد بما في ذلك تفاصيل الاتصال بهم، وقدراتهم، وسجل الأداء لاستخدم قاعدة البيانات هذه كمرجع لاحتياجات الشراء المستقبلية

الدروس المستفادة

تتضمن الخطوة الأخيرة التقاط وتوثيق الدروس المستفادة من عمليات التوريد وهي معلومات لا تقدر بثمن للتحسين المستمر وتعزيز أنشطة الشراء في المستقبل. وتشمل الأنشطة الرئيسية في هذه المرحلة ما يلي:

استخلاص معلومات المشتريات: العمل على استخلاص المعلومات من فريق المشروع وأصحاب المصلحة والموردين لمناقشة تجربة الشراء الشاملة وجمع التعليقات والأفكار حول ما نجح بشكل جيد وما يمكن تحسينه في عمليات الشراء المستقبلية
توثيق الدروس المستفادة: لابد من وجود سجل للدروس المستفادة من كل عملية توريد بما في ذلك تفاصيل الممارسات الناجحة والتحديات التي تمت مواجهتها وتوصيات التحسين ومشاركة ذلك مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة لتعزيز عملية اتخاذ قرارات الشراء في المستقبل.

فوائد إدارة المشتريات

انخفاض التكاليف: إحدى الفوائد الرئيسية لإدارة المشتريات هي خفض النفقات من خلال إصدار أوامر الشراء للكميات الكبيرة في أوقات محددة من العام بتخطيط دقيق قادر على تقليل التكاليف حيث يكون فريق المشتريات في وضع تفاوضي أقوى عندما لا يكون الوقت جوهرياً
موقع تفاوضي افضل: يكون ممثلو قسم المشتريات في وضع تفاوضي أقوى عندما لا يكون الوقت جوهرياً وعلى العكس يتمتع المورد بالميزة عندما يكون الوقت محدوداً وهذا يؤدي في الغالب إلى ارتفاع التكاليف
تحسين الوصول إلى الموارد: تتميز المنظومات الناجحة بتوفر الموارد التي تحتاجها كلما دعت الحاجة إليها حيث يساعد التخطيط المسبق والتركيز على الأهداف طويلة المدى على الحفاظ على توافر الموارد بشكل مستمر
زيادة الكفاءة والشفافية: أحد العناصر المهمة في الأعمال التجارية هي الشفافية وخاصة في إدارة المشتريات حيث تعتبر الشفافية أمراً بالغ الأهمية لحل المشكلات وتطور العمل واكتساب معرفة واسعة بمختلف الأطراف
تقليل مخاطر الموردين: من أهم فوائد إدارة المشتريات التخفيف من مخاطر الشراكة مع الموردين الذين يعانون من مشاكل وتهديدات من حيث الجوانب المالية أو القانونية أو الإستراتيجية، ولذلك، فإن الإدارة الفعالة للمشتريات تقلل من احتمالية وتأثير مخاطر الموردين.
مرونة العرض: إدارة المشتريات قادرة على تعزيز مرونة المنظمات فيما يتعلق بالإمدادات خاصة عندما يكون لدى المنظمات استراتيجيات تسمح لها بتوقع الأحداث غير المتوقعة وهذا يستلزم التخطيط للسيناريوهات المختلفة لضمان أن تكون الإمدادات والخدمات متاحة بشكل مستمر
تعزيز الابتكار: تتميز إدارة المشتريات في حرية استخدام استراتيجيات جديدة لتحسين أداء أعمالها حيث تتغير أولويات المنظمة عندما يكون لديها استراتيجيات قوية لإدارة المشتريات. ويوفر هذا المنظور للشركات الفرصة للابتكار بطرق لم تكن قادرة على القيام بها في السابق.

الموظفون الرئيسيون في إدارة المشتريات

هناك عدد من الوظائف التي تحتاج لاحترافية وتخصص لأداء مهامها وإدارة المشتريات بشكل فعال، ومن تلك التخصصات مايلي

مدير إدارة المشتريات: هو الشخص الذي يقوم بتطوير وتنفيذ سياسات واستراتيجيات الشراء والإشراف عليها للتأكد من أنها تتماشى مع أهداف وغايات المنظمة، بالإضافة لإدارة ميزانية المشتريات والتأكد من التزام أنشطة الشراء بجميع المتطلبات القانونية والتنظيمية. ويجب أن يتمتع مدير المشتريات بخبرة في إدارة الأعمال وسلاسل التوريد، ومعرفة بإنشاء وتنفيذ خطط الشراء وإدارة العلاقات مع الموردين والتفاوض على العقود كما يحتاج أيضاً لفهم الاتجاهات الحالية وأفضل الممارسات في مجال المشتريات، بالإضافة إلى الخبرة في الأدوات والبرامج المتعلقة بها.
أخصائي المشتريات: هو الشخص الذي يحدد ويشتري المنتجات والخدمات من الموردين، ويتفاوض على الاتفاقيات، ويدير الاتصالات بين مقدمي الخدمة، ويتعاون بشكل وثيق مع مدير المشتريات للتأكد من أن إجراءات الشراء تتماشى مع أهداف الشركة وغاياتها وتحليل السوق وإصدار طلبات العروض (RFPs) وتقييم مقترحات مقدمي الخدمات. كما أنه مسؤول عن إدارة علاقات الموردين والتفاوض بشأن العقود لضمان حصول المنظمة على منتجات وخدمات عالية الجودة بأفضل التكاليف. ولابد لأخصائي المشتريات من خلفية متخصصة في إدارة الأعمال وسلاسل التوريد، تمامًا مثل مديري المشتريات. بالإضافة لخبرة سابقة في أبحاث السوق، وإدارة علاقات الموردين، ومفاوضات العقود.
مدير المشتريات: شخص محترف يعمل كعضو حيوي في فريق سلسلة التوريد وهم الخبراء المسؤولون عن العثور على أفضل الصفقات التي تتمتع بأعلى مستوى من الخدمات. إن مدير المشتريات ذو المعرفة والخبرة قادر على التأثير بشكل كبير على ربحية المنظمة حيث أن أكثر من ثلثي الإيرادات يتم إنفاقها عادة على السلع والخدمات المكتسبة، وعليه فإن مدير المشتريات يقوم بخلق اتصال محوري بين الموردين المشاركين في سلسلة التوريد لتقديم مجموعة من الخيارات لمختلف الخدمات والسلع لضمان تنفيذ عملية الشراء بكفاءة. مديرو المشتريات يحتاجون لخبرات في حوكمة الشركات وإدارة سلاسل التوريد، أو أي تخصص مماثل. بالإضافة إلى ذلك، يحتاجون لمهارات استراتيجيات الشراء، والحفاظ على اتصالات الموردين، والمفاوضات التعاقدية. علاوة على ذلك بالإضافة لمهارة إدارة العمليات، والخدمات اللوجستية.
مدير المصادر: تعتمد عملية الشراء بشكل كبير على نجاح مدير المصادر، حيث يساعد في تعزيز القدرة التنافسية وتوليد القيمة من خلال تحديد أفضل المنتجات والخدمات والحصول عليها بأسعار معقولة. ويجب أن يتمتع مديرو المصادر بالكفاءة المتخصصة في إدارة الأعمال وسلاسل التوريد، وخبرة في تصميم وإدارة استراتيجيات التوريد والتفاوض على العقود وإجراء أبحاث السوق بالإضافة لوعي شامل بالسوق وقدرات الموردين ومتطلبات المنظومة واشتراطاتها
وكيل الشراء: هو شخص متخصص في المشتريات، يقوم بتعقب المصادر وإجراء دراسات حول المنتجات والخدمات والتعامل مع الطلبات وتحديد المنتجات والخدمات والحصول عليها من الموردين والتفاوض على الاتفاقيات. ولذا فإن وكيل الشراء يحتاج لكفاءة مثبتة في منصب وكيل شراء وسجل حافل من التفاوض الناجح على التكاليف والشروط والأحكام، وفهم تحليل البيانات، وأبحاث السوق، وعادات الشراء الأمثل
محلل المشتريات: هو الشخص الذي يقوم بإيجاد البائعين والموردين الجديرين بالثقة باستخدام التحليل الشامل كما يعد إبرام اتفاقيات الاستحواذ أحد الأنشطة النموذجية لمحللي المشتريات بالإضافة لتقييم العروض المقدمة والتفاعل مع الموردين وتقييم المنتجات والتفاوض على اتفاقيات التوريد وإنشاء تقارير التكلفة وتقديم تحليلات واقتراحات مبنية على البيانات. ولذا فإنه يحتاج لامتلاك الخبرة في تحليل البيانات وإدارة سلاسل التوريد. وأن يمتلك المعرفة بالاتجاهات الحالية في مجال المشتريات ومنصات وتقنيات تحليل البيانات بالإضافة لمهارات عرض رائعة وقدرة على التواصل بكفاءة وتقديم الاقتراحات إلى قسم المشتريات

مهام فريق المشتريات

العثور على موردين يتمتعون بالجودة والقدرة والالتزام
مراقبة وتتبع الطلبات
تنويع الموردين
تحديد شروط العقد وتكاليفه
البحث عن فرص لتوسيع خيارات الموردين
إنشاء قائمة بالموردين المعتمدين للاحتياجات المستقبلية
التأكد من وفاء جميع الأطراف بالتزاماتها

بناء خطة إدارة المشتريات:

خطة إدارة المشتريات هي نوع من الأدوات التي تتحكم في إجراءات تحديد المورد واختياره، وتوفر خطة إدارة المشتريات الأساس الشرائي للمشروع ويتم تحديثه مع تغير متطلبات الشراء ويعمل كدليل للتعامل مع التوريدات على مدار المشروع. فيما يلي بعض الخطوات لبناء خطة إدارة المشتريات:

إنشاء قوالب للمصطلحات: تبدأ خطة إدارة المشتريات بإنشاء نماذج للمصطلحات المستخدمة لتوحيد إجراءات الشراء وضمان أن جميع الأطراف لديهم نفس الفهم من خلال استخدام لغة متسقة في جميع مستندات الشراء حيث تعمل قوالب المصطلحات على تقليل احتمالية سوء الفهم والخلافات بين الأطراف
إنشاء اتفاقيات حسب الحاجة: من الضروري اختيار نوع الاتفاقية وطريقة الإدارة. يوافق الجميع على شروط الخدمة من خلال العقد. تتضمن بعض أنواع العقود المختلفة اتفاقيات السعر الثابت وسداد التكاليف.
تمييز المخاطر: من المهم تحديد وتوثيق أي مخاطر محتملة أثناء عملية الشراء ووضع الحلول والبدائل وكذلك تفويض أحد أعضاء الفريق بحيث يتحمل مسؤولية إكمال المهمة.
تحديد التكاليف: لابد من معرفة الميزانيات المتوقعة لتوريدات المشروع ويجب أن تكون مفصلة وشاملة بحيث يصدر بناء عليها طلب تقديم العروض للموردين وأن تظل عملية الشراء في حدود الميزانية
تحديد القيود: يجب تحديد أي قيود قبل بدء المشروع مثل النطاق وقيود الموارد والمتطلبات الفنية وغير ذلك للرجوع لها وقت الحاجة
موافقة جميع الأطراف: لابد من التأكد من أن كافة الأطراف المرتبطة بعمليات الشراء قد اطلعت على الاتفاقية ووافقت عليها
وضع معايير الاختيار: يحتاج متخصصو المشتريات إلى وضع معايير تسمح لهم بمعرفة حدود الاختيارات التي يقبلونها، ويجب أن تكون هذه المعايير متاحة لكل من يقوم بمراجعة العطاء حتى يتمكنوا من قياس أدائهم.

الفرق بين الشراء وإدارة المشتريات:

الشراء والمشتريات إجراءان مرتبطان من إجراءات سلسلة التوريدات ولكن منفصلان كما يلي

الشراء: عملية الحصول على المنتجات أو الخدمات من مصادر خارجية وهي عملية تركز على شراء السلع المناسبة في الوقت المناسب وبالسعر المناسب، كما يعتبر إنشاء أوامر الشراء وتقييم الموردين والتفاوض على الأسعار ومراقبة جداول التسليم كلها جوانب لعملية الشراء.
المشتريات: مصطلح يشير إلى نطاق أوسع من العمليات، مثل التخطيط وتحديد المصادر والشراء وإدارة العقود، التي تشارك في الحصول على السلع والخدمات والمواد. وهو دور منهجي يهدف إلى تعزيز الأداء العام لسلسلة التوريد، وتقليل المخاطر، وزيادة القيمة للمنظومة.

هل تشمل إدارة المشتريات الشراء؟

نعم لأن عمليات الشراء جزء من إدارة المشتريات
مصطلح “إدارة المشتريات” أكثر عمومية ويشير إلى جميع العمليات المرتبطة بالحصول على المنتجات والخدمات والأعمال من الموردين، وهذا يشمل كل خطوة من خطوات العملية، بدءًا من تحديد الطلب أو الخدمة إلى تقييم واختيار الموردين، والتفاوض على صفقة، والتأكد من أن تسليم السلع أو الخدمات يفي بمعايير الجودة اللازمة.
من ناحية أخرى، تعد عمليات الشراء جانبًا محددًا من إدارة المشتريات التي تتعامل مع العملية الفعلية لشراء السلع والخدمات. ويتضمن مهام مثل إنشاء أوامر الشراء، وإنشاء طلبات الشراء، واستلام العناصر وفحصها، وتعويض البائعين.
إدارة المشتريات، باعتبارها أحد مكونات إدارة المشتريات، هي ضرورية لضمان الحصول على المنتجات والخدمات بكفاءة وفعالية. الشركات التي تنفذ الإجراءات المثلى في إدارة المشتريات هي مجهزة بشكل أفضل لتحقيق أهدافها وتزدهر في المناخ الاقتصادي التنافسي اليوم.

الفرق بين إدارة المشتريات وإدارة المخزون

إدارة المخزون وإدارة المشتريات مهمتان متمايزتان ولكن بينهما اتصال ضمن إدارة سلسلة التوريدات

إدارة المشتريات: تركز على شراء السلع والخدمات والمواد من الموردين الخارجيين ولا تتضمن بطبيعتها إدارة المخزون.
إدارة المخزون: تركز على التحكم في تدفق العناصر داخل المنظومة بما في ذلك التخزين والحركة والتحكم في مستويات المخزون.
تضمن إدارة المخزون بشكل عام توفر الكمية المناسبة من العناصر في الوقت المناسب لتلبية طلب المستهلك، في حين تركز إدارة المشتريات على ضمان توريد السلع للشركة
تضمن الإدارة الفعالة للمخزون وإدارة المشتريات معًا سلسلة توريد سلسة وناجحة، مما يقلل التكاليف ويزيد رضا العملاء

وعليه فإن لإدارة المشتريات وإدارة المخزون أدواراً مختلفة على الرغم من بعض التداخل بينهما ولكن تعد كل من إدارة المخزون وإدارة المشتريات أمراً بالغ الأهمية لنجاح المنظمة بشكل عام وإدارة سلسلة التوريد بشكل فعال.

إدارة المعرفة في إدارة المشتريات

إن التغييرات في متطلبات العملاء والتواصل ومشاكل فريق التصميم هي أهم التحديات التي تنشأ أثناء عملية الشراء. لذلك، فإن المعرفة الضمنية أكثر أهمية في الصناعات القائمة على المعرفة. وفي هذا السياق، سيؤدي ضعف إدارة المعرفة من حيث التقاطها ومشاركتها ونقلها إلى قضاء المزيد من الوقت وتكبد تكاليف أكبر وزيادة إمكانية “إعادة اختراع العجلة”. لذلك، هناك حاجة إلى تحديد التحديات التي تواجه إدارة المعرفة في نظام المشتريات التقليدي من أجل تمكين مديري المشاريع من الحصول على فهم أفضل لإدارة المعرفة وتنفيذ استراتيجية مناسبة.

هناك تحديان في نظام المشتريات

أولاً: يعاني نظام المشتريات من نقص الخبرة الإدارية ولذلك، يجب أن يكون هناك تواصل جيد بين جميع أعضاء المشروع

ثانياً: يعاني نظام المشتريات من نقص في تحفيز أعضاء المشروع لاستخدام خبراتهم ومشاركتها من أجل تحسين أداء المشروع.

تحديات وعقبات إدارة المعرفة في نظام المشتريات التقليدي

عدم الوعي بأهمية المعرفة الضمنية وإدارتها
عدم المشاركة في إدارة المعرفة
ضيق الوقت للمشاركة في إدارة المعرفة (ضغط الوقت)
إدارة المعلومات والمعارف
الافتقار إلى نظام إدارة المعرفة (السياسات والاستراتيجيات)
احتمال كبير لإعادة وتكرار نفس الأخطاء والمشاكل التي تحدث
عدم الاستخدام السليم لتقنيات إدارة المعرفة
عدم وجود حوافز لبناء المعرفة
عدم الالتزام بثقافة المنظمة

بعض تحديات إدارة المعرفة الضمنية داخل نظام المشتريات

نظام المشتريات التقليدي يشجع أعضاء المشروع على الابتعاد في نهاية المشروع لذلك، لا يوجد وقت كافٍ لاستخلاص الدروس التي تعلمها فريق المشروع ومشاركتها مع بعضهم البعض (إدارة المعرفة).
علاوة على ذلك، فإن وعي أعضاء المشروع فيما يتعلق بأهمية المعرفة الضمنية وإدارتها منخفض ضمن نظام المشتريات (الذي يعتمد بشكل كبير على الثقافة التنظيمية وعلى الأساليب التي يتخذها المديرون من أجل إدارة المعرفة).
نظام المشتريات التقليدي يمثل تحديًا لإدارة المعرفة الضمنية لأنه لا يسهل على أعضاء المشروع الحفاظ على المعرفة والخبرات التي حققوها أثناء عملية المشروع ولا يتم تشجيع أعضاء المشروع على مشاركة معلوماتهم ومعارفهم في نظام المشتريات وهذا سيؤدي إلى تدفق غير صحيح للمعلومات والمعرفة بين أعضاء المشروع
عادة ما تؤثر الحواجز التعاقدية على تدفق المعرفة والمعلومات داخل/بين فريق إدارة المشتريات.
كما لا توجد آلية مناسبة لمديري المشاريع لتبادل المعرفة الضمنية

هذا النقص في استراتيجية الإدارة يعتمد على الآلية الداخلية للمنظمات وما إذا كانت تدرك أهمية إدارة المعرفة الضمنية وتتعامل مع الآليات والتقنيات المختلفة لتنفيذها وهي عوامل مرتبطة بالثقافة التنظيمية ومستوى معرفة مديري المشاريع بمدى أهمية إدارة وتنفيذ آليات إدارة المعرفة المناسبة.

ثقافة المؤسسات

تعتبر ثقافة المؤسسة تحديا رئيسيا يواجه إدارة المعرفة الضمنية. ومع ذلك، فالوعي بأهمية المعرفة الضمنية وإدارتها يعتمد على المخاوف الفردية وكيف تنظر المنظمات إلى فوائدها وأهمية استخدام أي دروس مستفادة؛ ولذلك يجب على المنظمات ومديري المشاريع زيادة وعيهم بأهمية إدارة المعرفة ويجب عليهم أيضًا وضع المكافآت وتحفيز أعضاء المشروع للمشاركة في عملية إدارة المعرفة وتحسين أدائهم. كما أن نظام المشتريات لا يوفر عادة حوافز ومكافآت لأعضاء المشروع للحصول على المعرفة وتبادلها من خلال الدروس المستفادة

وفي نظام المشتريات يرتبط مستوى الثقة بين الأطراف بالطبيعة التي تقوم على الفصل بينهما، كما أن قيمة وفوائد إدارة المعرفة الضمنية لم يتم شرحها بشكل جيد داخل المنظمات وترتبط بمواقف مديري المشاريع وما إذا كانوا يشعرون أنه من الضروري تحديد الأولويات وشرح أهمية إدارة المعرفة وهذا لأن المنظمات ليست محفزة للعمل على الدروس المستفادة أو لإجراء مراجعات ما بعد المشروع كما لا يتم تحفيزهم لمشاركة تجاربهم

ان استخلاص الدروس المستفادة يجب أن يكون بسيطًا وسهلاً؛ وهو يعني فقط أن الأفراد بحاجة إلى بذل جهد وقضاء بعض الوقت لاستخلاص تجاربهم ومشاركتها، إضافة للحواجز التكنولوجية والخوف من تحمل المسؤولية عن الأخطاء. علاوة على ذلك، فان عبء العمل الزائد ووجود وقت أقل لالتقاط الخبرات والتعاون مع أعضاء المشروع هي تحديات أخرى تؤدي إلى مشاركة أقل في عملية إدارة المعرفة من حيث التقاط ومشاركة الدروس المستفادة والخبرات.

تحليل تدفق المعرفة

يعد تحليل تدفق المعرفة أمراً أساسيًا لتنظيم المعرفة بشكل مناسب بهدف دعم نشاط المشتريات فيما يتعلق بالعمليات التنظيمية الأخرى، كما يمكن أن يلعب نهج إدارة المعرفة لتنفيذ أنشطة الشراء دورًا كبيرًا في زيادة كفاءة العملية بأكملها.

في الوقت الحاضر، يمكن العثور على فئتين رئيسيتين من أساليب إدارة المعرفة:

أساليب الإدارة والتغيير التنظيمي: تناقش هذه الفئة أهمية إدراج المشتريات في الاستراتيجية التنظيمية، وإدارة المعرفة والمهارات المتعلقة بعملية الشراء وإعادة تصميم المشتريات الإلكترونية كممارسة تشغيلية جديدة.
تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ونمذجة المعرفة والمعالجة: تركز هذه الفئة على إدارة عملية الشراء باستخدام تقنيات تكنولوجيا المعلومات والمعرفة التقليدية أيضًا.

المعرفة المؤسسية

يتمثل هدف المعرفة المؤسسية في بناء تدفق معرفي محسن باستخدام نمذجة المعرفة المفاهيمية (نماذج المعرفة) والتخزين (مستودع المعرفة)، والوصول الذكي للمعرفة (مستكشف المعرفة) باستخدام النص التشعبي والتنقل الدلالي في مستودع المعرفة وإتاحته لاتخاذ القرار (قرار الشركة).

في عملية المشتريات، تحتوي المعرفة الداخلية على عناصر مثل الاحتياجات والموردين المحتملين والمعرفة التقنية والتكنولوجيا المتاحة والمشاريع السابقة والخبرة. في معظم الحالات، تكون هذه المعرفة في الأذهان، وأحيانًا تتم مشاركتها. عناصر المعرفة الخارجية هي الطبيعة القانونية والسياسية والبيئية والاقتصادية والتكنولوجية. تنتشر هذه المعرفة عبر الويب والوثائق.

وعليه، تحتاج كل خطوة من خطوات العملية المعروضة في الشكل الاتي إلى معرفة داخلية وخارجية للعمل وإنتاج المعرفة

بناء على ذلك يمكن اعتبار تسلسل هذه الخطوات تدفقاً للمعرفة حيث تتبادل عمليات الشراء المعرفة مع العمليات والتطبيقات التنظيمية الأخرى وذلك يشمل توقع الاحتياجات وتعريف عناصرها مثل المعرفة بالعقود والقيود والنتائج والمهارات والموارد الأخرى والقيود القانونية والبيئية
يحتاج المشاركون في عمليات الشراء إلى الوصول للمعرفة للعثور على المعلومات ذات الصلة ومراقبة الفرص (ذكاء الأعمال) والاستفادة من تقنيات الذكاء الاصطناعي لاكتشاف المعرفة مثل اختصار النص والبحث الدلالي. ويعد ذكاء الأعمال (BI) مفيدًا أيضًا في الاكتشاف المستمر لمقدمي الخدمات والقوانين والفرص والممارسات والتكنولوجيا الجديدة
كما يتضمن التحقيق في السوق معرفة بدائل للمشتريات، وردود الفعل من الخبرات والمستخدمين والموردين. يمكن أن يؤدي توافر كل هذه المعرفة إلى تعزيز فعالية العملية برمتها. ويمكن لجميع المشاركين جمع المعلومات وتبادلها لتجنب القرارات العشوائية
وفي مرحلة التقييم، يمكن محاكاة فوائد وتأثير خيار معين للمساعدة في اتخاذ القرار، وتسمح التغذية الراجعة المستمرة بالاستفادة من التجربة، وتحسين كل من معالجة المشتريات وإدارة المعرفة
يمكن أن يكون نظام جمع الممارسات ومعالجتها، باستخدام المنطق المستند إلى الحالة (القياس)، قيمة مضافة. يعد الانفتاح على المعرفة الخارجية، مثل الخبرة مع الموردين والأدوات أمرًا حيويًا.
يمكن بعد ذلك مقارنة طلبات تقديم العروض وعمليات الشراء والعقود بالإضافة إلى أخذ جميع التعليقات تلقائيًا في الاعتبار. في هذه المرحلة يتم دراسة الأنطولوجيات الموجودة. ويمكن بناء نماذج المعرفة المفاهيمية بشكل تدريجي أو تكييفها من القائمة. يسهل استخدام تقنيات نموذج المعرفة بناء طلب تقديم العروض بشكل أكثر فعالية.
من خلال المعرفة الجماعية المجمعة حول مشتريات سلع أو خدمات محددة، لا يمكن لتقنيات إدارة المعرفة تسريع عملية تطوير طلب تقديم العروض فحسب، بل يمكنها أيضًا تحليل ثم تحسين كل من النموذج/الأداة والمشتريات التالية التي تستخدم النموذج. ويمكن أن تؤثر على خيارات أكثر دقة.
يمكن أن تكون المشتريات العامة خطوة أولى في إدخال نهج شامل لإدارة المعرفة في المنظمات التي لم تمارسه بعد.
من المؤكد أن نهج إدارة المعرفة سيزيد من كفاءة عملية الإنتاج من خلال تنظيم وتحسين جمع المعرفة ذات الصلة والنمذجة والمعالجة، بما في ذلك الوصول والمشاركة
عملية الشراء هي مجرد عنصر واحد من عناصر التدفق التنظيمي للمعرفة، والتي لديها إمكانية دمج العمليات الأخرى في التدفق الكامل للمعرفة. مما قد يدفع الإدارة المنهجية لعملية الابتكار. ويمكن أن يؤثر أيضًا على الاستراتيجية التنظيمية.
يعتمد النشر الفعال على عوامل أخرى بما في ذلك التخصيص الأمثل للميزانية والمجتمع والثقافة وما إلى ذلك. توجد أدوات تحليلية مختلفة لقياس فعالية نشاط نشر المعرفة، على سبيل المثال الاستبيانات. يحدد دليل لوضع خطة فعالة لنشر المعرفة عشرة عناصر أساسية رئيسية:

الخلاصة

المعرفة هي مزيج منظم من الأفكار والقواعد والإجراءات والمعلومات، ولذا فلابد من إدارة تلك المعرفة واستخدامها كمورد يضيف قيمة للمنظمات.
تؤكد أنظمة إدارة المعرفة كيف يمكن للشركات تعزيز الميزة التنافسية من خلال الاستخدام الأكثر فعالية لأصولها المعرفية
المشتريات المهيكلة بالمعرفة تعني أن جميع أعضاء السلسلة لديهم نظام لإدارة المعرفة وأن هناك تدفقات فعالة للمعلومات مع أعضاء السلسلة
تدفق المعلومات داخل إدارة المشتريات هي عملية مشاركة البيانات المطلوبة لإدارة توريد المنتجات والخدمات بين الموردين والعملاء
تؤكد إدارة المشتريات على إدارة علاقات المنبع والمصب وتحسين المشتريات وربط الموردين بالعملاء طوال سلسلة الأحداث بأكملها، كما يخلق أعضاء المشتريات قيمًا للسلسلة بأكملها.
يمكن للمنظمات تعزيز الميزة التنافسية من خلال الاستخدام الأكثر فعالية لأصولها المعرفية
يمكن وصف المشتريات المستندة للمعرفة بأنها توفير لنظام معرفي لجميع أعضاء السلسلة وإتاحة تدفقات فعالة للمعلومات بين أعضاء السلسلة

وهناك ست محركات رئيسية لدعم التدفق المعرفي

التعاون
التحسين
الاتصال
التنفيذ
السرعة
الرؤية

جميع هذه المحركات تعتمد على المعلومات والمعرفة والتكنولوجيا التي تأثرت بها الشركة ويجب أن يكون لدى إدارة المشتريات نفس الخدمة لكل من العميل والموظف، والمخزون الذي يديره البائع والتجديد التلقائي، والتخطيط التعاوني، والتنبؤ والتجديد، وظهور التبادلات

وهناك ست عوامل تقود استراتيجيات إدارة المعرفة ونشرها وهي:

الاتجاهات الموجهة نحو العملاء
اتجاهات الخدمة الإلكترونية
الاتجاهات التنظيمية
الاتجاهات الضخمة للموظفين
اتجاهات تكنولوجيا المؤسسات
اتجاهات التكنولوجيا العامة.

سلسلة القيمة المعرفية في إدارة المشتريات

أثر القيمة المعرفية في إدارة المشتريات

تهتم بشكل أساسي بمواجهة التحدي الهائل المتمثل في إدارة المعلومات والمعرفة، حيث يتقاعد الجيل الأول في إدارة المشتريات، وهم النواة ذات الخبرة في فرق المشتريات وسلسلة التوريد، ويمثل استبدال معارفهم وخبراتهم مهمة ضخمة للمنظمة.
إن جيل الألفية الذي يشكل الجزء الأكبر من الموظفين الجدد، على الرغم من ذكائه التكنولوجي، غالبًا ما يفتقر إلى الخبرة والمعرفة في مجال المشتريات وسلسلة التوريد. كما أنه من الصعب الاحتفاظ بهم، إذ يبلغ متوسط بقائهم في مناصبهم أقل من عامين.
فرق المشتريات تتوسع بما يتماشى مع نضوج المهنة والمسؤوليات والأهداف الملقاة على عاتق منظمات المشتريات.
الفرق تتنوع وتتوزع أيضا حيث أصبحت فرق المشتريات لا مركزية بشكل متزايد وموجودة عالميًا، مما يجعل من الصعب نقل المعرفة والخبرة من خلال التفاعلات الشخصية اليومية.

في ظل هذه الاتجاهات، تبرز أهمية التكنولوجيا لتسهيل الاحتفاظ بالمعرفة المؤسسية وبناءها ومشاركتها ليس فقط داخل المنظمة ولكن في جميع أنحاء العالم حيث تشهد التكنولوجيا اتجاهات وتطورات متنوعة تتلخص فيما يلي:

لقد شهدت المشتريات تطورات تقنية كبيرة مؤخرا مثل تحليل الإنفاق وحلول تحديد المصادر وعمليات إدارة التوريدات وهو تطور يركز على الأتمتة والاتصال المتزايد عبر منظومات الشراء، وقد أدى ذلك إلى تقدم هائل في قدرات إدارة الموردين والابتكار وتقليل النفقات وتخفيف المخاطر.
إن التطور الكبير التالي هو التوجه نحول الحلول المعرفية واستخدام الذكاء الاصطناعي لمعالجة مهام محددة، مثل تقييم المخاطر وتصنيف الموردين، وسنشهد خلال الأشهر والسنوات القادمة دمج هذه التقنيات المعرفية في حلول إدارات المشتريات وسلاسل التوريد، حيث ستتجاوز التقنيات المعرفية إدارة المعلومات وأتمتة العمليات لأنها حلول يمكنها الفهم والتفكير والتعلم والتفاعل مثل الإنسان ويمكنها تحليل البيانات المنظمة وغير المنظمة من مصادر داخلية وخارجية على نطاق واسع وسرعة هائلة، مما يتيح إجراء تحليلات ورؤى أعمق.

تأثير الحلول المعرفية على إدارة المعرفة المتاحة لدى المنظومات

من منظور إدارة المعرفة، تمكن الحلول المعرفية المنظمة من الاحتفاظ بالمعلومات والخبرات المؤسسية وسلسلة التوريد لأنها توفر القدرة على رفع مستوى الموظفين من خلال توفير حلول تفكير تعمل على إعلام الإجراءات والقرارات اليومية وتسريعها وتحسينها.
يمكن لهذه الحلول توسيع معرفة موظفي المشتريات حول العالم بحيث يصبح تبادل المعرفة آلياً. على سبيل المثال، يستطيع موظف إدارة المشتريات في شنغهاي أن يصل إلى المعرفة المهنية التي يتمتع بها أحد الخبراء المخضرمين في مجال المشتريات لمدة عشرين عاما في ألمانيا، كما يمكن لمحترف المشتريات الذي عمل طوال حياته المهنية في بوسطن الاستفادة من المعرفة المتخصصة حول الأسواق والممارسات والموردين في البرازيل.
توفر الحلول المعرفية للموظفين رؤى وخبرات عميقة، يتم جمعها بمرور الوقت، مستمدة من مصادر داخل المؤسسة وخارجها. تتعلم هذه التقنيات وتعمل حسب التفضيلات التنظيمية بحيث تقدم توصيات قابلة للتنفيذ للموظفين. علاوة على ذلك، يمكن للتقنيات المعرفية أن تعزز التعاون عبر الشركة ومع الموردين. وعليه، فإن التقنيات المعرفية تعمل على رفع مستوى الأفراد والفريق بأكمله وتمكينهم.

أهمية إدارة المعرفة في إدارة المشتريات

تحتاج إدارة المشتريات إلى ضمان التنفيذ الفعال لكل عملياتها، ويمكن لإدارة المعرفة في مجال الخدمات اللوجستية أن تسفر عن نتائج رائعة إذا تم تنفيذها بشكل صحيح. ولذلك، تعد إدارة المعرفة في إدارة المشتريات أمراً بالغ الأهمية لتحقيق كفاءة عمليات إدارة المشتريات. ومن الضروري أيضًا اتخاذ خطوات كافية لتنفيذ نظام إدارة المعرفة بشكل صحيح، مع مراعاة الثقافة والأهداف التنظيمية.

ويمكن لإدارة المعرفة أن تفيد إدارة المشتريات في:

التخطيط السليم: تتكون إدارة المشتريات من العديد من العمليات، ولإكمال دورة الشراء بنجاح، يعد التخطيط الفعال أمرًا ضروريًا وهذا يتطلب وجود نظام إدارة المعرفة اللوجستية السليم
حسن استغلال المعرفة المتاحة: يعتمد نجاح إدارة المشتريات على التواصل الفعال بين مختلف أصحاب المصلحة الذين يديرون العمليات المختلفة والتفاعل بكفاءة بينهم ونقل المعلومات الصحيحة، ونظراً لحجم المعلومات، فإن مشاركة المعرفة أمر بالغ الأهمية لإكمال العملية بفعالية.
سد الفجوات المعرفية: تساعد إدارة المعرفة إدارة المشتريات في تحديد مكان وجود المعرفة، وتدعم تدفقها عبر الأجزاء المهمة من إدارة المشتريات
تشجيع تبادل المعرفة الضمنية: المعرفة التي يكتسبها الأشخاص من خلال الخبرات المتراكمة مع مرور الوقت في العمل مع المنظمة من الصعب توثيقها واستخلاصها، والأصعب من ذلك هو نقل هذه المعرفة إلى الآخرين مثل الحكمة الشخصية والخبرة والبصيرة والحدس وهي معرفة ضرورية لتحسين إدارة المشتريات. يمكن لمنصة قاعدة المعرفة تخزين جميع المعلومات التنظيمية والعملية وتنظيمها وإدارتها، مما يضمن عدم خسارة إدارة المشتريات للمعرفة المهمة المطلوبة لإدارة الأعمال على المدى الطويل.
تحسين الجودة: إن مشاركة جميع أشكال المعرفة عبر إدارة المشتريات يدعم تعزيز إنتاجية القوى البشرية وتحسين جودة المنتجات والخدمات. يمكن أن يؤدي الوصول إلى هذه المعرفة واستخدامها داخل إدارة المشتريات إلى تحسين رضا العملاء والإيرادات والابتكار والجودة الشاملة للمنتج أو الخدمة. كما يعد التعلم المستمر والمشاركة والتحسين التعاوني من الاستراتيجيات الحيوية لإدارة المعرفة التي تمكن إدارة المشتريات من التكيف مع المتطلبات المتغيرة وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة بتكاليف منخفضة.

إدارة المشتريات ليست مجرد عملية شراء، بل هي عامل استراتيجي يساهم في خفض التكاليف وتحسين جودة المنتجات والخدمات. من خلال تطبيق إدارة فعالة للمشتريات، يمكنك تعزيز أداء مشروعك وتحقيق أهدافك بسهولة واحترافية، ونلقاكم في مقال آخر من قسم إدارة الأعمال على موقع سعيد ميديا.

المراجع

Acito, F. and Khatri, V. (2014), “Business analytics: why now and what next?”, Business Horizons, Vol. 57 No. 5, pp. 565-570.
Akter, S., Wamba, S.F., Gunasekaran, A., Dubey, R. and Childe, S.J. (2016), “How to improve firm performance using big data analytics capability and business strategy alignment?”,International Journal of Production Economics, Vol. 182, pp. 113-131.
Andersen, P.H. and Gadde, L.E. (2019), “Organizational interfaces and innovation: the challenge of integrating supplier knowledge in LEGO systems”, Journal of Purchasing and Supply Management, Vol. 25 No. 1, pp. 18-29.
Arvidsson, A.P. and Melander, L. (2020), “The multiple levels of trust when selecting suppliers insights from an automobile manufacturer”, Industrial Marketing Management, Vol. 87,pp. 138-149.
Arvidsson, A.P., Jonsson, P. and Kaipia, R. (2021), “Big data in purchasing and supply management: a research agenda”, International Journal of Procurement Management, Vol. 14 No. 2, pp. 185-212.
Bals, L., Schulze, H., Kelly, S. and Stek, K. (2019), “Purchasing and supply management (PSM) competencies: current and future requirements”, Journal of Purchasing and Supply Management, Vol. 25 No. 5, 100572.
Brattstr€om, A. and Richtner, A. (2014), “Good cop-bad cop: trust, control, and the lure of integration”, Journal of Product Innovation Management, Vol. 31 No. 3, pp. 584-598.
Carr, A.S. and Pearson, J.N. (2002), “The impact of purchasing and supplier involvement on strategic purchasing and its impact on firm’s performance”, International Journal of Operations and Production Management, Vol. 22 No. 9, pp. 1032-1053.
Carrillo, J.E. and Gaimon, C. (2004), “Managing knowledge-based resource capabilities under uncertainty”, Management Science, Vol. 50 No. 11, pp. 1504-1518.
Chen, Y., Wang, Y., Nevo, S., Jin, J., Wang, L. and Chow, W.S. (2014), “IT capability and organizational performance: the roles of business process agility and environmental factors”, European Journal of Information Systems, Vol. 23 No. 3, pp. 326-342.
Ching, C. L. and Yang ,J., (2 000), Knowledge value chain,The Journal of Management Development, Vol. 19, No. 9, pp.783-794.
Cosic, R., Shanks, G. and Maynard, S. (2015), “A business analytics capability framework”, Australasian Journal of Information Systems, Vol. 19, pp. S5-S19.
Cousins, P.D., Lawson, B. and Squire, B. (2006), “An empirical taxonomy of purchasing functions”,International Journal of Operations and Production Management, Vol. 26 No. 7, pp. 775-794.
Davenport, T.H., Harris, J.G., De Long, D.W. and Jacobson, A.L. (2001), “Data to knowledge to results: building an analytic capability”, California Management Review, Vol. 43 No. 2, pp. 117-138.
Delen, D. and Demirkan, H. (2013), “Data, information and analytics as services”, Decision Support Systems, Vol. 55 No. 1, pp. 359-363.
Erevelles, S., Fukawa, N. and Swayne, L. (2016), “Big data consumer analytics and the transformation of marketing”, Journal of Business Research, Vol. 69 No. 2, pp. 897-904.
Majchrzak, A., More, P.H.B. and Faraj, S. (2012), “Transcending knowledge differences in crossfunctional teams”, Organization Science, Vol. 23 No. 4, pp. 951-970.